Política de Trocas, Cancelamentos e Reembolsos

1. Objeto e âmbito de aplicação

A presente Política de Trocas, Cancelamentos e Reembolsos (“Política”) disciplina os procedimentos aplicáveis aos pedidos contratados com a Vinkule Tecnologia Ltda., sociedade empresária inscrita no CNPJ sob o n.º 57.897.463/0001-15, com sede na Rua Horacio Cenci, 9, sala 605, Parque Campolim, Sorocaba — SP, CEP 18048-120 (“Vinkule”).

Esta Política integra as condições comerciais da Vinkule e deverá ser interpretada em conjunto com a proposta, a ordem de compra, a prévia virtual aprovada, as especificações técnicas, os prazos informados, os comprovantes de pagamento e os demais documentos do pedido. Em caso de condição específica formalmente negociada e registrada entre as partes, prevalecerá o respectivo instrumento quanto ao ponto expressamente alterado.

2. Contratação empresarial e produtos personalizados

A Vinkule comercializa seus produtos exclusivamente para pessoas jurídicas, mediante contratação vinculada ao CNPJ e emissão de nota fiscal para a empresa adquirente. Não são realizadas vendas nem emitidas notas fiscais para pessoas físicas.

Todos os produtos são personalizados e produzidos exclusivamente para cada cliente, de acordo com a identidade visual, a arte, as quantidades, os modelos, as técnicas de personalização e as demais especificações aprovadas. Por essa razão, depois de iniciada ou concluída a produção, os itens não podem ser reaproveitados ou revendidos regularmente a terceiros.

Não há direito contratual de devolução por mera desistência, mudança de preferência, ausência de uso, cancelamento de evento ou arrependimento após os marcos previstos nesta Política. Permanecem resguardados os direitos que não possam ser afastados por norma legal obrigatória.

3. Formação do pedido e aprovação da prévia virtual

Antes do fechamento do pedido e do início da produção, a Vinkule encaminhará ao cliente uma prévia virtual contendo a representação da personalização e as especificações aplicáveis. A produção somente será iniciada depois da aprovação expressa do cliente.

A aprovação enviada por e-mail ou pelo WhatsApp utilizado na negociação será considerada formal, válida e vinculante. Ao aprovar a prévia, o cliente declara ter conferido, entre outros elementos, os textos, nomes, logotipos, cores, dimensões, modelos, quantidades, posições, técnicas de personalização e demais informações apresentadas.

Erros existentes em arquivos, textos, logotipos, instruções ou especificações fornecidos pelo cliente e reproduzidos de acordo com a prévia aprovada não caracterizam falha da Vinkule e não conferem direito a troca, refação ou reembolso.

4. Etapas do pedido e cancelamento

A possibilidade de cancelamento depende da etapa operacional em que o pedido se encontra no momento em que a solicitação é recebida pela Vinkule.

4.1. Antes do status “Produzindo”

O cliente poderá solicitar o cancelamento sem incidência de multa enquanto o pedido não tiver ingressado no status “Produzindo”. Caso existam valores pagos, o reembolso observará os procedimentos, a titularidade e os prazos previstos nesta Política.

4.2. Durante o status “Produzindo”

Depois do ingresso no status “Produzindo”, o cancelamento deixa de ser automático e dependerá de análise da Vinkule, considerando o estágio efetivo da fabricação, os materiais adquiridos, os serviços executados, os compromissos assumidos com fornecedores e a possibilidade técnica de interrupção.

Se a interrupção ainda for possível e o cancelamento for excepcionalmente aprovado, será aplicada multa compensatória equivalente a 30% (trinta por cento) do valor total do pedido. O saldo eventualmente pago será reembolsado conforme esta Política. A aceitação do cancelamento não será obrigatória quando a etapa atingida não permitir a interrupção sem conclusão, perda integral ou comprometimento substancial dos produtos.

4.3. Pedido já produzido

Não serão aceitos cancelamentos depois que o pedido tiver sido produzido, ainda que não tenha sido expedido, em razão da natureza personalizada e da impossibilidade de aproveitamento comercial regular dos itens por outra empresa.

4.4. Forma da solicitação

A solicitação de cancelamento deverá ser enviada para suporte@vinkule.com, com identificação da empresa e do pedido. O mero envio da solicitação não suspende automaticamente a produção; o cancelamento somente será considerado aprovado após confirmação expressa da Vinkule.

5. Impossibilidade de produção pela Vinkule

Se a Vinkule não puder executar o pedido confirmado por indisponibilidade de matéria-prima, descontinuidade do produto, falha de fornecedor ou outro impedimento operacional, apresentará ao cliente, conforme a situação, as seguintes alternativas:

• substituição por produto equivalente, sujeita à aprovação do cliente e a eventual ajuste de preço;
• concessão de crédito integral para utilização em outro pedido; ou
• reembolso integral dos valores pagos, sem aplicação de multa.

A escolha será formalizada com o cliente antes da adoção da medida correspondente.

6. Recebimento e dever de conferência

O cliente deverá conferir os produtos imediatamente após o recebimento, verificando a integridade das embalagens e dos itens, os modelos, a personalização, as quantidades e a correspondência com o pedido aprovado.

Problemas relacionados a embalagens danificadas, avarias de transporte, produtos quebrados, itens incorretos, produtos avariados, divergências relevantes de personalização ou quantidades incorretas deverão ser comunicados à Vinkule em até 7 (sete) dias corridos contados do recebimento.

Encerrado esse prazo sem comunicação, a entrega será considerada aceita quanto às condições verificáveis mediante conferência regular, e a Vinkule não aceitará reclamações posteriores, ressalvadas somente as garantias inderrogáveis previstas em lei.

7. Abertura e instrução do chamado

A reclamação deverá ser encaminhada para suporte@vinkule.com dentro do prazo previsto na seção anterior. Para permitir a identificação e a análise, o cliente deverá:

• identificar a empresa e o pedido correspondente;
• descrever objetivamente o problema e a quantidade de unidades afetadas;
• encaminhar fotografias e/ou vídeos nítidos que comprovem o estado dos produtos, das personalizações e das embalagens; e
• preservar os itens afetados, suas embalagens, etiquetas, acessórios e demais elementos recebidos até a conclusão da análise.

O fornecimento de evidências insuficientes ou a ausência de preservação dos itens poderá impedir a apuração e resultar no indeferimento do chamado. A Vinkule poderá solicitar informações, imagens, vídeos ou documentos adicionais quando necessários.

Depois de receber os elementos necessários, a equipe da Vinkule abrirá o chamado e terá o prazo estimado de 3 (três) a 5 (cinco) dias úteis para realizar a avaliação e apresentar uma devolutiva inicial. Casos que dependam de inspeção física, fornecedor, transportadora ou perícia poderão demandar prazo adicional, que será comunicado ao cliente.

8. Critérios técnicos de conformidade

Produtos, matérias-primas e processos de personalização estão sujeitos a pequenas variações naturais entre lotes e unidades. Diferenças discretas de tonalidade, dimensão, textura, acabamento, posição ou intensidade da personalização, quando inerentes à natureza do produto ou da técnica empregada e sem impacto relevante sobre sua identidade e uso normal, não serão consideradas defeitos.

Será considerada desconformidade passível de análise aquela que represente divergência substancial em relação à prévia e às especificações aprovadas, item diferente do contratado, quantidade incorreta, avaria comprovada ou problema que comprometa o uso normal do produto. A avaliação considerará o conjunto do pedido, a técnica utilizada, a finalidade informada e as evidências apresentadas.

9. Soluções aplicáveis às reclamações aprovadas

Confirmada a desconformidade, a solução será definida de acordo com a extensão do problema, a finalidade do pedido, a viabilidade técnica, o prazo necessário e a proporcionalidade entre as alternativas. A Vinkule poderá propor:

• correção ou nova execução da personalização;
• substituição ou refação das unidades afetadas;
• complementação das quantidades faltantes;
• crédito comercial correspondente; ou
• reembolso proporcional ou integral, conforme a extensão da desconformidade.

Quando os produtos tiverem sido destinados a evento, campanha, ação com data específica ou outra finalidade para a qual a refação posterior tenha perdido utilidade, a Vinkule oferecerá ao cliente, conforme o caso, a possibilidade de refação, reembolso ou crédito comercial.

Se apenas parte do pedido estiver afetada, o reembolso ou crédito será limitado às unidades comprovadamente desconformes. O reembolso integral será aplicável quando o problema atingir a totalidade do pedido ou inviabilizar comprovadamente sua finalidade principal.

10. Avarias e sinistros de transporte

Os envios contratados pela Vinkule são realizados com seguro de transporte. Danos exclusivamente atribuíveis à transportadora serão submetidos ao respectivo procedimento de sinistro e às regras da apólice ou do serviço de transporte aplicável.

O cliente deverá comunicar a avaria à Vinkule dentro do prazo de 7 (sete) dias corridos e apresentar as fotografias e/ou os vídeos dos produtos e das embalagens, mantendo todos os itens, etiquetas e materiais disponíveis para eventual inspeção ou coleta. A Vinkule atuará como intermediária na abertura e no acompanhamento do sinistro junto à transportadora.

Quando a indenização for de responsabilidade da transportadora, o pagamento será realizado diretamente por ela ao cliente, de acordo com suas próprias exigências. O prazo estimado é de 20 (vinte) a 30 (trinta) dias, podendo alcançar até 60 (sessenta) dias conforme a transportadora e sua política de seguro.

A Vinkule não controla nem garante os prazos de regulação, os procedimentos, as decisões ou o pagamento da indenização pela transportadora, sem prejuízo da assistência ao cliente e das responsabilidades que não possam ser afastadas pela legislação aplicável.

11. Devolução e coleta de produtos

Nenhum produto deverá ser enviado à Vinkule sem abertura de chamado e autorização formal prévia. A simples remessa ou devolução física não representa reconhecimento de defeito, aprovação de troca ou autorização de reembolso.

Produtos enviados sem autorização poderão ser recusados ou mantidos à disposição para retirada, com os respectivos custos atribuídos ao remetente. Quando a devolução for autorizada, o cliente deverá seguir as instruções de acondicionamento, identificação, coleta e transporte fornecidas pela Vinkule.

Se a reclamação for aprovada por erro ou defeito de responsabilidade da Vinkule, os custos necessários de coleta e reenvio serão suportados pela Vinkule. Nos sinistros de transporte, os procedimentos e custos observarão o seguro da transportadora. Se a reclamação for improcedente ou o dano decorrer do cliente, do destinatário ou de terceiros, os custos de coleta, análise e reenvio poderão ser cobrados do cliente.

12. Procedimento e prazo de reembolso

Os reembolsos de responsabilidade direta da Vinkule serão processados no prazo de 15 (quinze) a 20 (vinte) dias úteis após sua aprovação formal. Quando a devolução dos produtos for condição para o reembolso, o prazo terá início somente depois do recebimento e da conferência dos itens pela Vinkule.

Por razões de segurança, prevenção de fraude e rastreabilidade financeira, o reembolso será realizado exclusivamente para o mesmo pagador e, conforme o meio utilizado, da seguinte forma:

• Pix: devolução vinculada à transação ou ao mesmo titular que realizou o pagamento;
• Cartão de crédito: estorno no mesmo cartão utilizado na compra;
• Boleto bancário: transferência para conta bancária de titularidade do mesmo pagador identificado no boleto, cujos dados serão solicitados pela Vinkule; e
• TED ou transferência bancária: devolução para os mesmos dados e a mesma conta bancária de origem do pagamento.

Não serão realizados reembolsos para pessoa, empresa, conta ou titular diferente daquele que efetuou o pagamento, e essa regra não estará sujeita a negociação. O prazo de disponibilização ou visualização do valor após o processamento poderá variar conforme o banco, a administradora do cartão ou a instituição de pagamento, não sendo controlado pela Vinkule.

13. Crédito comercial

Quando o cliente optar por crédito comercial, o valor será vinculado ao mesmo CNPJ do pedido original, terá validade de 12 (doze) meses contados da data de concessão e não poderá ser transferido, cedido, convertido em benefício para terceiro ou utilizado por outra empresa.

O crédito poderá ser utilizado em um ou mais pedidos até o esgotamento do saldo. Se o novo pedido tiver valor superior, o cliente deverá pagar a diferença conforme as condições comerciais vigentes. O vencimento sem utilização resultará na expiração do crédito, salvo ajuste escrito em sentido diverso.

14. Hipóteses não cobertas

Sem prejuízo de outras situações comprovadamente não atribuíveis à Vinkule, não gerarão direito a troca, refação, crédito ou reembolso:

• pequenas variações normais de cor, tamanho, textura, acabamento ou posicionamento inerentes aos produtos, lotes ou processos de personalização;
• desgaste natural decorrente do uso ou da passagem do tempo;
• danos causados por uso, manuseio, lavagem, limpeza, conservação ou armazenamento em desacordo com a natureza do item ou com as orientações fornecidas;
• avarias causadas pelo cliente, destinatário ou terceiro após a entrega, inclusive por quedas, impactos, exposição indevida ou uso incompatível;
• modificações, intervenções ou reparos não autorizados pela Vinkule;
• reprodução de textos, nomes, logotipos, cores, arquivos ou especificações incorretos fornecidos pelo cliente e constantes da prévia virtual por ele aprovada;
• insatisfação subjetiva, mudança de preferência, desistência, cancelamento de evento ou perda de interesse após os marcos de cancelamento previstos nesta Política; e
• atrasos, devoluções, extravios ou custos decorrentes de endereço incorreto, incompleto, desatualizado ou inacessível informado pelo cliente.

15. Responsabilidades do cliente

Compete ao cliente:

• fornecer informações completas, corretas e atualizadas;
• conferir cuidadosamente a proposta e a prévia virtual antes da aprovação;
• assegurar que possui autorização para utilizar as marcas e os materiais enviados;
• acompanhar as comunicações e os status do pedido;
• conferir os produtos imediatamente após o recebimento;
• comunicar problemas dentro do prazo e com as evidências exigidas;
• preservar os itens, embalagens e etiquetas durante a análise; e
• não devolver produtos sem autorização formal da Vinkule.

16. Atendimento e comunicações formais

Solicitações de cancelamento, reclamações, pedidos de troca e questões sobre reembolso deverão ser encaminhados para suporte@vinkule.com. O cliente deverá manter seus dados de contato atualizados e acompanhar as mensagens enviadas pela Vinkule durante a análise.

A ausência de resposta do cliente a pedidos de informação, evidência, dados bancários ou instruções de coleta suspenderá os prazos operacionais até que os elementos necessários sejam fornecidos.

17. Alterações desta Política

A Vinkule poderá atualizar esta Política para refletir mudanças legais, operacionais, logísticas ou comerciais. A versão vigente será disponibilizada em https://vinkule.com/troca-e-reembolso, acompanhada da data de sua última atualização.

A alteração não modificará retroativamente condições essenciais de pedido já confirmado, salvo quando necessária ao cumprimento da lei ou quando expressamente aceita pelas partes.

18. Legislação aplicável e foro

Esta Política será regida pelas leis da República Federativa do Brasil. As partes elegem o Foro da Comarca de Sorocaba, Estado de São Paulo, para dirimir controvérsias decorrentes dos pedidos, trocas, cancelamentos ou reembolsos, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, ressalvada competência legal inderrogável.